تصدیق امضا، نوشته، اظهار، قرارداد یا واقعه توسط مرجعی که به موجب قانون دارای چنین اختیاری باشد جوهره ثـبت اسـناد به شمار می‌آید. در واقع، هدف اصلی، شاهد شدن سردفتر به عنوان فرد بی‌طرف و قابل اعتمادی است که بعدها در مقام اثبات وضعیت به کار رود و از مشکلات عمده‌ای که در این خصوص روی مـی‌دهد، جـلوگیری نماید. بنابراین، بعد از تحقق فرایند ثبتی، با این شرط که علی‌الظاهر تشریفات قانونی طی شده باشد، مرحله ثبوت فراموش می‌شود و برای اثبات آنچه که ثبت شده، باید به هـمان دلیـلی کـه با عنوان «سند» یا «گـواهی» در اخـتیار شـخص قرار دارد، مراجعه کرد . با همین فلسفه است که ماده 22 قانون ثبت مقرر می‌دارد: « همین که ملکی مطابق قانون در دفتر املاک بـه ثـبت رسـید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شـده و یـا کسی را که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مـزبور از مـالک رسـمی ارثا به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت».
بررسی مبانی فـوق حکایت از آن دارد که ثبت، پدیده‌ای که ذاتی تمام روابط بشری به شمار آید، نبوده و لذا استفاده از آن علی‌الأصول نیست. با ایـن هـمه، پارهـ‌ای از حقایق، از جمله تمایل به راحتی و گریز از دردسر، روز به روز به علایق بـشر بـرای به کارگیری این شیوه برای تثبیت حقوق افزوده است. به گونه‌ای که، بدون محدود شدن بـه مـواردی کـه قانون، عرف یا آیین نامه‌های داخلی سازمان‌ها، ثبت اسنادی را لازم نموده، افراد سـعی در مـحضری کـردن روابط خود برای اطمینان فعلی و راحتی آتی، دارند.
ورود به عصر فناوری اطلاعات و ارتباطات که از آن به عنوان «انقلاب» یاد می‌شود، تمام حـوزه‌های دانـش را تـحت تأثیر قرار داده است؛ به گونه‌ای که فضای جدیدی به نام «فضای مجازی» شکل گرفته و مـتفکرین و کاربران آن فضا سعی دارند تا تمام مسایل مرتبط با روابط الکترونیکی را در همان فـضا حل نمایند. یکی از ایـن مـسایل «ثبت مدارک الکترونیکی» است. در این مقاله، پس از بررسی چالشی که فناوری نوین برای تشریفات سنتی ثبت به وجود آورده، بر این نکته تأکید خواهد شد که قواعد و اصول بنیادین ثبت، غیرقابل عدولند و بـه جای تغییر یا تحریف حقیقت، باید به فکر انطباق دو نظام سنتی و نوین در خصوص ثبت اسنادی، مدارک و امضا بود.
